Koordinaator võib olla igaüks, kes soovib südant vastavas piirkonnas moodustada. Oluline on teavitada kohalikku omavalitsust ning kaasata teisi aktiivseid inimesi ja organisatsioone.
Koordinaator täidab esmalt käesoleva aasta registreerimisvormi.
Registreerimise järel võtab koordinaatoriga ühendust Suurim Süda meeskonnaliige, et leppida kokku täpsemad detailid ja vaadata üle osalemistingimused juhised. Koordinaatorit toetab kogu protsessi jooksul Suurim Süda meeskond.
Kui registreerimine on tehtud ja info kinnitatud, luuakse koordinaatorile tema piirkonna Facebooki sündmus ning inimeste kaasamine saabki alata.
Meelespea
Suurim Süda on tasuta toimuv kogukonnasündmus, mis ei ole mõeldud enda tegevuste ega teenuste reklaamimiseks kohapeal
Ühes piirkonnas (nt vallas) võib moodustada mitu südant. Oluline on silmas pidada, et need üksteist ei segaks ja koordinaatorid üksteisega arvestaksid.
Kui süda ei ole registreeritud sündmuse põhilehel välja toodud tähtajaks ning algatus pole põhimeeskonnaga kooskõlastatud, ei arvestata seda Suurim Süda algatuse hulka 14. veebruari galeriis.
Süda peab olema moodustatud seest tühjana ning võib olla mitmekihiline. Oluline on, et kihtide vahel oleks ruum ning inimesi saaks hästi pildilt loendada.
Südames olevate inimeste arv peab olema droonipildi pealt võimalikult hästi nähtav ning koordinaatoril tuleb ka kohapeal inimeste arv üle lugeda ja registreerimislehtede nimekirjad kokku koguda. Nimekirjadest tuleb saata pildid sündmuse toimumispäeva õhtul enne 00:00 põhimeeskonna kontaktisikule.
Südamest jäädvustatud droonifoto- ja -video (neid võib olla ka mitmeid) tuleb edastada sündmuse toimumispäeva õhtul enne 00:00i põhimeeskonna kontaktisikule. Ühtlasi ei ole lubatud neid materjale koos loendatud inimeste arvuga enne 14. veebruari mujal jagada (v.a erandkokkuleppel meediaväljaandega). Soovituslik on jäädvustada pilte/ videoklippe ka kohapealsest melust ning neid põhitiimiga jagada, et süda saaks rohkem kajastust.
Kõigi südamete pildid avalikustatakse ühise galeriina Suurim Süda Facebooki lehel sõbrapäeval, 14. veebruaril ning edastatakse meediaväljaannetele ka teistes kanalites kasutamiseks. Siis selgub ka rändkarika võitja, kellele põhimeeskond viib auhinna kohale esimesel võimalusel.
